まずはじめに

ご依頼内容等についての確認事項が多いため、

  • 代行内容に関するご相談
  • 必要書類のご案内
  • 料金のお見積り

は、必ずお問い合わせフォームから、詳細を送信下さい。お電話ではお受けできません。ご了承ください。

外国に滞在するためのビザの申請や、パスポート取得・更新申請の代行は行っておりません。また、在日大使館・領事館への各種届出(例:婚姻、死亡、出生他)の手続きの代行も行っておりません。ご容赦下さい。

弊所では、外国向けの文書に対しての、行政書士による英文でのサインやパスポートの認証業務大阪府下の駐日領事館での領事認証の取得や、外務省でのアポスティーユ取得を代行を承っております。

文書認証のおもな種類と手続きの流れ

外国との取引や外国での手続き(会社設立、不動産・動産の売買、国際貿易、留学、結婚・離婚・出生、ビザ取得など)を行う際に、日本国内で発行された証明書や日本国内の法人・個人が作成した文書の提出が求められます。

その際、外国の提出先から、「認証を受けたパスポートのコピー」や「駐日大使館・領事館の認証を受けた書類」「アポスティーユを取得した書類」を求められることが多くあります。この「認証」、「アポスティーユ」は簡単にいうと、日本で発行・作成された文書を外国で使用する際に公的(有効)なものにするための手続きです。

まず、外国向け文書の各認証手続きについて、以下をご熟読頂き、フォームよりお問い合わせ下さい(電話によるお問い合わせは受け付けておりません)。

【1】行政書士によるサイン認証、パスポート認証

【2】領事認証・アポスティーユまでの流れ

【3】弊所の代行サービス

まず、外国向け文書の各認証手続きについて、以下をご熟読頂き、フォームよりお問い合わせ下さい(電話によるお問い合わせは受け付けておりません)。

ワンポイント:日本と外国では制度が異なる=証明書の名前・種類も異なる

外国と日本では制度が異なるため、求められている証明書が必ずしも日本の制度に存在するとは限りません。そういった場合には、外国の提出先機関に「どういう(名前の)証明書が必要なのか」だけではなく、「何を証明する書類が必要なのか」を確認して、その事項について記載のある証明書を取得するといいでしょう。

何を証明するための書類が必要なのかがわかれば、日本の制度ではどういった証明書がそれにあたるのか、弊所にてご提案できることがございます。お問い合わせは必ずウェブフォームからお願いいたします。

【1】行政書士によるサイン認証、パスポート認証

サイン認証

有資格者が申請者のご本人確認と、ご本人が面前で署名(=サイン)したことを確認し、「この署名は本人のものに間違いありません」ということを、書類(英文)で証明します。

弊所では、英文でのサイン認証に対応しております。詳細は以下の各ページにてご確認下さい。

>> 弊所認証業務 サイン認証はこちらへ

パスポート認証(パスポートのコピーの認証)

このコピーは確かにパスポート原本のコピーに相違ない」ということを、有資格者が申請者のご本人確認をおこない、書類(英文)で証明します。

弊所では、英文でのパスポート認証に対応しております。詳細は以下の各ページにてご確認下さい。

>> 弊所認証業務 パスポート認証はこちらへ

尚、「パスポートのコピーに領事認証が必要」である場合、ほとんどの場合に、まず公証人の認証が必要です(直接、駐日大使館・領事館が行う国である場合を除く)。【2】領事認証・アポスティーユ取得までの流れをご確認下さい。

【2】領事認証・アポスティーユまでの流れ

駐日大使館・領事館の認証(以下、領事認証)やアポスティーユを受ける文書は、提出国や文書の種類に応じて、事前に日本国内の公証・認証手続きが必要となります。

ただし、提出国によっては例外がございます。まず提出先で、領事認証とアポスティーユのどちらが必要か、また領事認証が必要な場合、事前に外務省の公印確認が必要かもしくは他の手順になるのか、ご確認頂く必要がございます。

この一連の手続きは、私文書であれば署名、公文書であれば公印が確かに真正であることを認証していく手続きで、「リーガリゼーション legalization」とも呼ばれます。ただし、「公印やサインが間違いのないものであること」を認証する手続きであって、その書類の内容が正しいことや文書が本物であることを認証しているわけではありません

特に、公文書原本に翻訳文を添付した文書を提出先から求められている場合、公文書原本の当事者か翻訳者か、どちらの署名を付して認証を受けなければならないか、提出先が指定している場合がございます。事前に提出先にご確認ください。

以下は、一般的な領事認証アポスティーユを受けるまでのフローチャートです。
また外務省で証明できる書類については、外務省ウェブサイトの証明できる書類のページに詳しく掲載されていますので、ご参照下さい。

※平成28年4月1日外務省受付分より、登記事項証明書などの登記官が発行する証明書には、登記官の押印証明の取得は必要なくなりました。

 

【外務省公印確認を必要としない領事認証】
台湾、カナダなどの一部の国の駐日大使館・領事館では、外務省公印確認を必要としない場合がございます。事前に提出先にご確認ください。

【公証役場でのワンストップサービス】
東京都
大阪府など一部の地域では、公証役場にて公証人認証(公証)から外務省の公印確認・アポスティーユまでをワンストップで取得することができます。

【公文書と私文書】
一般に、日本の官公庁・役所などの公的機関が発行した文書原本のことを公文書といいます。その他の文書は私文書といいます。

フローチャート内の各手続きについては、チャート下の各説明をご参照下さい。

(1)公証役場の認証(公証)
(2)法務局の押印証明
(3)外務省の公印確認・アポスティーユ
(4)領事認証

一部の国の大使館・領事館では、日本国内の他機関で認証を受けた文書への認証ができない場合があります。また、翻訳文に対する領事認証のみ行われている場合や、国交がないなどの理由から、外務省の公印確認が不要である場合もあります。事前に提出先、もしくは日本に駐在する大使館・領事館にてご確認下さい。

認証を受ける書類および添付する証明書は、発行日より3ヶ月以内のものをご準備下さい。

 

(1)公証人の認証(公証)とは

公証人の認証(公証)は「間違いなく本人がこの書類へ署名もしくは記名押印、署名押印したことを公証するもの」で、公証役場にて認証を受けます。公証人の認証にかかる手数料は、書類の種類によって異なります。詳細は公証役場にてご確認下さい。認証文自体は日本語ですが、英語の併記が可能です。英語では「Notalization」がこの公証の意味とされることが多いですが、国によって異なります。

パスポートのコピーの領事認証が必要な場合も、多くの場合、まず公証人の認証が必要です。その際、公証役場にてパスポート原本の提示が必要です。※パスポートのコピーの認証を、駐日大使館・領事館が行っている国もございます。

尚、東京都、神奈川県、大阪府の公証役場では、申請者の申出があれば、外務省の公印確認・アポスティーユ取得までを、ワンストップで行います。また、埼玉県、茨城県、栃木県、群馬県、千葉県、長野県、新潟県および静岡県の公証役場では,公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。

公証人の認証については、もよりの公証役場へお問い合わせ下さい。

>> 日本公証人連合会ウェブサイト

(2)法務局の押印証明とは

法務局の押印証明には、公証人押印証明登記官押印証明があります。どちらも無料で、即日に証明を受けることができます。

公証人押印証明は、先に書類の認証を行った公証人が所属する法務局にて取得します。その法務局の法務局長が「この書類に付された公証人は間違いなく在職中であり、その印は」ということを証明するものです。

登記官押印証明は、その証明書等を発行した登記官が所属する法務局にて取得します。その法務局の法務局長が「この書類に付された登記官印は、間違いないものである。」ということを証明するものです。

※平成28年4月1日外務省受付分より、登記官押印証明の取得が必要なくなりました。

申請用紙等は法務局によって異なります。詳細は、もよりの法務局へお問い合わせ下さい。

>> 大阪法務局:公証人押印証明、登記官押印証明について

 

(3)外務省の公印確認・アポスティーユとは

外務省が行う認証には、公印確認アポスティーユ(Apostille)があります。

領事認証を受ける書類には、外務省の公印確認が必要となる場合がほとんどです

公印確認もアポスティーユも、「この文書は確かに日本で発行された公文書(私文書を法務局の押印証明を受けて公文書化したものを含む)である」ということを証明するものです。

アポスティーユが可能な文書である場合は、外務省にてアポスティーユを受けることで、領事認証を受けたものと同等とみなされます。基本的には提出先国がハーグ条約加盟国であればアポスティーユが可能とされていますが、提出先(国)や文書の種類・用途にもよりますので、あらかじめ提出先(国)に確認することが必要です。

>> 外務省ウェブサイト 外務省の証明について

外務省の手数料は無料で、翌営業日に認証が完了します。
外務省の公印確認・アポスティーユについては、直接、外務省へお問い合わせ下さい。

(4)領事認証とは

大使館・領事館で認証を受ける」手続きは、各国々の制度が異なるため、「Attestation」、「Authentication」、「Certification」、「Verification」、 「Notarization」、「Noting」などといった様々な認証形式が存在し、提出先国や書類の種類・用途等によって内容や手続きが異なります。

領事認証を受けるには、ほとんどの場合が外務省での公印確認を受けている書類であることが求められます。ただし、提出国や書類の用途・種類(特にインボイスなど貿易関係の書類)によっては、公証人の認証外務省の公印確認までの手続きが必要なかったり、商工会議所の認証で足りる場合もあります。。日本語の書類に対しては翻訳の添付が必須であったり、領事による翻訳でしか受付しないなど、対応も様々です。また、翻訳者の宣誓を認証することによって領事認証とするケースもあります。

領事認証を受ける場合、認証を受ける方(法人)の住所地や本店所在地によって管轄がある領事館が多く、また料金や認証に必要な添付書類についても様々です。

詳細は、必ず事前に提出先や各国大使館・領事館にお問い合わせ下さい。

【参考】ハーグ条約(認証不要条約)の締約国(地域)

平成28年8月30日現在 外務省ウェブサイトより

(ア行)

アイスランド、アイルランド、アゼルバイジャン、アメリカ合衆国、アルゼンチン、アルバニア、アルメニア、アンティグア・バーブーダ、アンドラ、イギリス(英国)、イスラエル、イタリア、インド、ウクライナ、ウズベキスタン、ウルグアイ、エクアドル、エストニア、エルサルバドル、オーストラリア、オーストリア、オマーン、オランダ

(カ行)

カザフスタン、カーボヴェルデ、キプロス、ギリシャ、キルギス、クック諸島、グレナダ、クロアチア、コスタリカ、コソボ、コロンビア

(サ行)

サモア、サンマリノ、サントメ・プリンシペ、ジョージア、スイス、スウェーデン、スペイン、スリナム、スロバキア、スロベニア、スワジランド、セーシェル、セルビア、セントクリストファー・ネーヴィス、セントビンセント、セントルシア

(タ行)

大韓民国、タジキスタン、チェコ、チリ、デンマーク、ドイツ、ドミニカ共和国、ドミニカ国、トリニダード・トバゴ、トルコ、トンガ

(ナ行)

ナミビア、ニウエ、ニカラグア、日本、ニュージーランド、ノルウェー

(ハ行)

バーレーン、パナマ、バヌアツ、バハマ、パラグアイ、バルバドス、ハンガリー、フィジー、フィンランド、ブラジル、フランス、ブルガリア、ブルネイ、ブルンジ、ベネズエラ、ベラルーシ、ベリーズ、ベルギー、ペルー、ボスニア・ヘルツェゴビナ、ボツワナ、ポルトガル、ポーランド、香港特別行政区、ホンジュラス

(マ行)

マーシャル諸島、マカオ特別行政区、マケドニア旧ユーゴスラビア共和国、マラウイ、マルタ、南アフリカ共和国、メキシコ、モーリシャス、モナコ、モルドバ、モロッコ、モンゴル、モンテネグロ

(ラ行)

ラトビア、リトアニア、リヒテンシュタイン、リベリア、ルクセンブルク、ルーマニア、レソト、ロシア

なお上記の締約国の他、次の諸国の海外領土(県)でも使用できます。

フランス:グアドループ島、仏領ギアナ、マルチニーク島、レユニオン、ニューカレドニア、ワリス・フテュナ諸島、サンピエール島、ミクロン島、仏領ポリネシア

ポルトガル:全海外領土

オランダ:アルバ島、キュラサオ島、シント・マールテン島

イギリス(英国):ジャージー島、ガーンジー島、マン島、ケイマン諸島、バーミューダ諸島、フォークランド諸島、ジブラルタル、モンセラット、セントヘレナ諸島、アンギラ、 タークス・カイコス諸島、英領バージン諸島

【3】弊所の代行サービス

弊所は、サイン・パスポートの認証のほか、領事認証やアポスティーユ取得までのワンストップ代行サービス、領事認証・アポスティーユのみの取得代行も行っております。詳細は各ページにてご確認下さい。

サイン・パスポート認証

サイン認証
パスポート認証

アポスティーユ取得

アポスティーユ取得

領事認証代行(公証役場からのワンストップ代行を含む)

領事館認証について
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